Si vous en avez assez d’écrire toujours le même e-mail, ou même de copier et coller le contenu de nouveaux e-mails, vous devez absolument apprendre à créer des modèles d’e-mail.
Ce guide vous explique comment le faire dans Gmail, en suivant des étapes simples et faciles qui ne vous prendront pas beaucoup de temps.
En outre, vous allez remarquer combien de temps vous allez gagner, et apprendre à partager ces modèles avec votre équipe pour unifier toute la communication entre clients, partenaires et fournisseurs.
Comment créer des modèles dans Gmail
La création de modèles dans Gmail est une tâche simple, qui ne prend que quelques minutes. En fait, la seule étape qui vous fera passer plus de temps sur ce processus est la saisie du modèle d’e-mail, si vous ne l’avez pas déjà.
Tout d’abord, vous devez activer les modèles dans les paramètres de Gmail. Vous pouvez simplement suivre les étapes suivantes :
- Cliquez sur Paramètres (représentés par l’icône en forme d’engrenage) dans le coin supérieur droit de votre écran.
- Cliquez ensuite sur le bouton “Voir tous les paramètres”.
- Sélectionnez l’onglet “Avancé”.
- Dans la section “Modèles”, choisissez “Activer”.
- Enfin, cliquez sur “Enregistrer les modifications” en bas du menu.
Cette dernière action vous redirigera vers votre boîte de réception afin que vous puissiez commencer à créer des modèles :
- Cliquez sur le bouton “Composer”. La fenêtre “Nouveau message” s’ouvre.
- Commencez à taper votre modèle d’e-mail et lorsque vous avez terminé, cliquez sur les trois points dans le coin inférieur droit de la fenêtre de composition.
- Survolez l’option “Modèle” et ensuite sur “Enregistrer le brouillon comme modèle”.
- Choisissez l’option “Sauver comme nouveau modèle”.
- Saisissez le nom du nouveau modèle, puis cliquez sur le bouton “Enregistrer”.
Envoi de modèles d’e-mails
Envoyer un nouveau message à l’aide d’un modèle est aussi simple que d’en créer un. Vous n’aurez besoin que de quelques clics :
- Commencez un nouveau brouillon de courriel en cliquant sur le bouton “Composer”.
- Cliquez sur les trois points dans le coin inférieur droit de la fenêtre de composition.
- Passez le curseur sur “Modèles”.
Choisissez le modèle que vous voulez utiliser. - Le modèle apparaîtra dans la fenêtre de composition, et vous pourrez le modifier avant d’appuyer sur “Envoyer”.
Vous pouvez également automatiser l’envoi de messages à partir de modèles, en configurant des filtres Gmail. Par exemple, vous pouvez créer un filtre pour les e-mails contenant certains termes ou mots-clés, en classant le champ “A les mots”. Ou encore mettre les adresses électroniques des personnes auxquelles vous devrez répondre, dans le champ “De”.
Une fois que vous avez créé un filtre, vous pouvez définir les actions à exécuter en fonction des critères filtrés. Et c’est ici que vous pouvez choisir le modèle que vous souhaitez envoyer aux destinataires spécifiés.
Il vous suffit de cocher la case “Envoyer le modèle” et de choisir le modèle que vous souhaitez. Chaque e-mail répondant aux critères que vous avez sélectionnés recevra automatiquement un modèle. Mais faites attention et utilisez cette fonctionnalité à bon escient en choisissant des mots-clés très spécifiques, par exemple. Vous éviterez ainsi tout malentendu.
Comment gérer les modèles existants
La plupart du temps, lorsque vous utilisez des modèles, vous devez les modifier d’une manière ou d’une autre, par exemple pour ajouter un élément d’information. Il peut aussi arriver qu’un modèle ne soit plus utile et que vous deviez le supprimer.
C’est pourquoi, dans Gmail, vous pouvez les modifier de deux manières : en écrasant un modèle existant ou en le supprimant.
Suppression d’un modèle
Pour supprimer un modèle, cliquez à nouveau sur les trois points en bas à droite de la fenêtre de composition. Survolez l’option “Modèles”, puis “Supprimer le modèle” et choisissez le modèle que vous souhaitez supprimer.
Remplacer un modèle
Si vous souhaitez apporter des modifications à l’un de vos modèles, vous ne pouvez malheureusement pas l’éditer. Mais il est possible de l’écraser.
Tout d’abord, vous devez rédiger la nouvelle version du modèle, puis cliquer sur les trois points dans le coin inférieur droit de la fenêtre de composition. Ensuite, survolez “Modèles” et après “Enregistrer le brouillon comme modèle”, cliquez sur le nom du modèle que vous souhaitez modifier sous “Écraser le modèle”.
Modèles d’e-mails dans Gmail pour les entreprises
Si vous utilisez Gmail pour votre messagerie professionnelle, vous savez combien il est important de donner une touche personnalisée aux messages, tout en respectant le ton et l’image de marque de votre équipe. Cela inclut à la fois le contenu et la signature d’un courriel. Cependant, la meilleure façon d’obtenir tout cela est d’utiliser les modèles Gmail avec un outil de gestion des signatures.
Malheureusement, Gmail vanille est limité à ces aspects, offrant seulement ce que nous avons expliqué dans les sujets précédents : créer des modèles simples, les écraser et les supprimer. En plus de les utiliser sur des filtres, il s’agit d’une action plus avancée dans Gmail.
C’est pourquoi il existe des extensions que vous pouvez utiliser pour améliorer votre expérience au sein de Gmail, Drag étant l’une d’entre elles. Drag vous aide à gérer l’ensemble de votre flux de travail à l’aide d’e-mails et de tâches, que vous pouvez partager avec votre équipe sans quitter votre boîte de réception.
Cette caractéristique spécifique constitue le cœur de Drag : partager tout ce dont vous avez besoin pour travailler avec votre équipe dans Gmail. Y compris les modèles. En plus de disposer de son propre système de modèles d’e-mails partageables, vous pouvez les combiner avec des séquences d’e-mails et des champs personnalisés, au lieu d’utiliser uniquement Gmail.
Modèles et séquences d’e-mails
Vous pouvez définir les modèles d’e-mails de Drag comme des séquences d’e-mails, ce qui est idéal pour les équipes qui doivent envoyer des suivis aux prospects, aux clients ou aux partenaires, par exemple. Avec Drag, vous pouvez ajouter automatiquement ces séquences à tous les modèles d’e-mails que vous souhaitez. Imaginez faire cela dans Gmail : vous devriez créer des modèles manuellement, e-mail par e-mail.
Champs personnalisés
Vous pouvez utiliser des champs personnalisés pour ajouter le prénom, le nom et la société du destinataire, afin de rendre l’e-mail beaucoup plus personnel. Il s’agit d’une bonne pratique lors de l’envoi de tout type d’e-mail, principalement pour la sensibilisation. L’un des avantages des champs personnalisés de Drag est qu’ils sont automatiquement insérés dans les courriers électroniques de suivi, de sorte que vous n’aurez à les remplir manuellement que la première fois.
Partager des modèles d’e-mail
Vous pouvez également partager les modèles d’e-mails Drag avec les membres de votre équipe, les synchroniser et conserver un modèle de messages dans l’ensemble de votre organisation. Cela favorise la transparence et la cohérence de votre image de marque, qui sont des facteurs clés pour atteindre le public et maintenir son intérêt pour votre entreprise. Notez que les modèles Gmail ne sont disponibles que par adresse électronique, de sorte que la seule façon de les partager est de copier et coller les mêmes modèles dans le compte de chaque employé.
En conclusion
Lorsque vous utilisez des modèles d’e-mail dans Gmail, vous optimisez votre temps pour vous consacrer à d’autres tâches importantes. Comme vous pouvez le constater, le processus de création et d’utilisation des modèles Gmail est rapide et très simple. Vous pouvez suivre notre guide en quelques minutes et commencer à les utiliser en un rien de temps.
Si vous avez besoin d’utiliser des modèles d’e-mails pour les entreprises et d’autres fonctionnalités supplémentaires pour gérer votre flux de travail en douceur, à partir de votre site Web par exemple, vous devriez essayer d’allier vos flux de travail de votre site Web à Gmail. Vos modèles seront plus personnalisables et le fait de pouvoir les partager avec toute votre équipe fera une énorme différence dans la façon dont l’entreprise communique avec les autres.
